Як створити подію, про яку говорять партнери, медіа та експерти: кейс «Хлібна індустрія – 2025»

Формула успіху “Хлібної індустрії - 2025”

Для реалізації успішного заходу команда Agro Marketing Agency провела масштабну підготовку, охопивши усі ключові організаційні аспекти.

Стратегія та концепція

Для формування релевантної та актуальної програми наша команда здійснила поглиблений аналіз стану хлібопекарської та борошномельної галузей і провела кілька десятків зустрічей з лідерами ринку. В результаті цієї кропіткої роботи 25+ спікерів із топових компаній, державних установ, агрохолдингів і технологічних стартапів склали пул експертів форуму, які ділилися своїми знаннями з учасниками події.

Партнерство та фінансова модель

Розробили партнерські пакети, провели переговори з потенційними партнерами і залучили у якості генерального партнера компанію Lesaffre Ukraine, партнера з контролю якості - SocTrade, спеціального партнера - Uni Blend, регіональних партнерів - Уманьхліб та Уманьпиво, партнера з банкету - Бістро пекаря. Також заручилися підтримкою низки органів державної влади, асоціації та компаній, а саме підтримку надали Черкаська ОВА, OLIS, ТМ “Волошкове поле”, Черкаси Хліб, Wine of Ukraine, Food & Drinks, Укрвинпром, Agro 2 Food, World Food Ukraine, Укркондпром.

Маркетинг та промо

Ключовими інформаційними майданчиками форуму “Хлібна індустрія - 2025” стали лендинг (https://bakeryindustry.com.ua) та сторінка форуму у Facebook (https://www.facebook.com/BakeryIndustryForum). Також інформація про подію поширювалася на інформаційних ресурсах Спілки “Борошномели України” та Всеукраїнської асоціації пекарів. У результаті перші 100 учасників подали заявки на участь вже протягом двох тижнів після оголошення початку реєстрації і ще до оголошення програми форуму.

Також проводилися регулярні розсилки інформаційних повідомлень потенційним учасникам та комунікації з представниками компаній, які подали заявки на участь.

Комунікація та PR

За два місяці до початку форуму “Хлібна індустрія - 2025” було підготовлено низку інформаційних повідомлень, метою яких було поширення інформації про подію. Зокрема, було підготовлено близько 20 новин, які поширювалися на інформаційних ресурсах організаторів. Окрему увагу було приділено новинам про партнерські колаборації. Також в межах підготовки події було організовано публікацію низки матеріалів на ресурсах ключових інформаційних агенцій, зокрема, Інтерфакс-Україна, ЛігаБізнес, АПК-Інформ.

У дні проведення форуму на сторінці події у Фейсбуці публікувалися новини за результатами проведених сесій, в яких висвітлювалися ключові питання, що обговорювалися спікерами та учасниками. Крім того, в день проведення форуму та кілька тижнів після учасники активно висвітлювали свою участь у заході в соціальних мережах, ділячись світлинами і дописами з локації.

Після завершення форуму було підготовлено посткомунікації - випущено реліз, опубліковано у Фейсбуці фотоальбом зі світланими з події, якими учасники ділилися на своїх сторінках.

Логістика та організаційний супровід

Команда Agro Marketing Agency комплексно забезпечила всі логістичні та організаційні процеси форуму. Зокрема, опрацювали реєстрацію понад 200 учасників, організували трансфер спікерів та делегатів, координували розміщення і пересування гостей на локації. Також підготували брендовані бейджі, пакети з роздатковими матеріалами, забезпечили кава-паузи, фуршет і зони для неформального спілкування — все відповідало статусу національної галузевої події.

Логістика та організаційний супровід

Менш ніж за добу до старту форуму наша команда трансформувала простір університетського корпусу у сучасний конференц-майданчик: змонтували професійну аудіо-відеосистему, оформили сцену та фотозону. Усі рішення відповідали вимогам бізнес-аудиторії та створювали комфорт для учасників.